Курс управлeниe врeмeнeм

Управление временем      Какова бы ни была сфера Вашей деятельности, если Вы занимаетесь бизнесом, то обязательно имеете дело с многообразием ресурсов. Люди, деньги, материалы — все важно, все существенно. В одном деле важнее кадры, в другом решающую роль играют деньги, но есть один ресурс, абсолютно важный для всех и всегда. Это — время.  Именно его всегда не хватает деловому человеку, — позвонить еще одному клиенту, составить еще один контракт, проработать еще одну сделку.

 

И тут же мелькает мысль: «Вот если бы в сутках было 48 часов». А на самом деле смогли бы сутки из 48 часов действительно решить проблему? Не постигнет ли Вас в короткое время такое же разочарование, как и при 24 часах, которыми Вы располагаете?  Может быть, не стоит сетовать на законы Вселенной, а стоит научиться управлять тем временем, которое Вам дано? Ведь не случайно Управление временем (или Time Management) — самая популярная тема бизнес-семинаров и тренингов во всем мире за последние 10 лет!  Нужно ли Вам учиться управлять временем? Да, если Вы хотите:  * иметь 2-3 «лишних» часа в сутки, работая с прежней интенсивностью  * повысить эффективность работы при помощи самоменеджмента  * научиться верно выделять главное  * вести органайзер с легкостью и удовольствием  * научиться эффективно справляться с неожиданными звонками, посетителями, срочными делами, затянувшимися встречами, перегрузками  * овладеть механизмами эффективного делегирования  * создавать оперативные и перспективные планы развития своей жизни  * начать жить и работать, исходя из личной миссии, на основе своих ценностей и принципов  * открыть себя в новых областях деятельности.  Обратитесь к наиболее важным для Вас темам:  1. Время — главный ресурс предпринимателя.  1. Что значит время для Вас?  2.

 

Стратегия управления Вашим временем и самоменеджмент.

 

3.

 

Как определить, на что Вы тратите время.  4. Как бороться с дефицитом времени: работа над ошибками.  2. Как научиться эффективно планировать время.  1. Умеете ли Вы планировать время?  2. Постановка целей.

 

3. Определение сроков выполнения работ. Планирование с помощью метода «Альпы».  4.

 

Планирование по системе Франклина.  5.

 

«Прямое» планирование с помощью картотек и дневников времени.  6. Типичные ошибки при организации планирования времени.  3. Как научиться правильно принимать решения.  1. Умеете ли Вы принимать решения?  2.

 

Анализ приоритетности по Эйзенхауэру.  3. Законы Парето.  4. Установление приоритетов с помощью «АБВ» анализа.  5. Техника делегирования полномочий.  6. Типичные ошибки при принятии решений.

 

4. «Пожиратели времени» и как с ними бороться.

 

1. «Пожиратели времени» — кто они?

 

2. Привычка откладывать дела.  3.

 

«Любимая» и «нелюбимая» работа.  4. Неумение сказать «нет».

 

5. Подчиненные и коллеги по работе и.  6. Непрошеные посетители.  7. Телефонные звонки.  8. Типичные ошибки.  5. Как грамотно организовать личную работу.  1. Как создать надлежащие условия работы?  2. Ваш индивидуальный рабочий стиль.  3. Ваш ежедневный план дел.  4.

 

Ваш рабочий стол.

 

5. Ваш секретарь.

 

6. Типичные ошибки и самоконтроль.  6. Как научиться работать с документами.  1. Насколько продуктивна Ваша «бумажная работа»?  2. Ваша цель — минимум документов.  3. Краткость — сестра таланта.  4. Правила «парковки» документов.  5. Компьютер — друг или враг?  6. Типичные ошибки в работе с документами.  7.

 

Как проводить собрания и совещания.

 

1. Зачем Вам нужны совещания и нужны ли Вы на совещании?

 

2. Правила проведения совещаний.

 

3.

 

Повестка совещания.  4. Персональный состав присутствующих.

 

5. Время и место проведения совещания.  6. Продолжительность совещания.  7. Роль и функции председателя совещания.

 

8. Подведение итогов.  9. Типичные ошибки при проведении совещаний.

 

8.

 

Практикум управления временем.  * 8.1. Материалы к разделу «Время — главный ресурс предпринимателя»:  o Принципы организации времени.  o Приемы организации времени.

 

o Тест «Ваше отношение к управлению временем».  o Тест «Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем».  o Мини-тест «Стратегия «бегства»».  * 8.2.

 

Материалы к разделу «Как научиться эффективно планировать время»:  o Примерная схема журнала рабочих заданий.

 

o Система учета времени А.Любищева.  o Карточка ежедневного учета времени А.Гастева.  o Ежедневный учет Вашего времени.

 

* 8.3. Материалы к разделу «Как научиться правильно принимать решения»:  o Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).  o Тест «Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»  * 8.4. Материалы к разделу «Пожиратели времени и как с ними бороться»:  o Рациональные переговоры по телефону.

 

o Образцы телефонных бланков  o Ваш собственный телефонный формуляр.  * 8.5. Материалы к разделу «Как организовать личную работу»:  o Ваши индивидуальные временные зоны — тест Филипа Зимбардо.  o Ваш индивидуальный рабочий стиль — анализ матрицы Эйзенхауера.  o Ваш естественный рабочий ритм — тест «Жаворонок или сова?»  o Составление Вашего индивидуального рабочего графика.  * 8.6. Материалы к разделу «Как научиться работать с документами»:  o Как быстрее читать газеты и журналы.  o Как быстрее читать служебные записки.  o Как быстрее читать служебные отчеты.

 

o Как быстрее читать технические руководства.  o Как быстрее читать и разбирать почту.

 

o Как повысить свою обычную скорость чтения.  * 8.7. Материалы к разделу «Как проводить собрания и совещания»:  o Пример повестки дня.

 

o Образец приглашения на совещание  o Образец протокола совещания.  o Контрольный листок для подготовки и проведения совещания.    Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя.  Гомер  Время, в наиболее общем смысле этой категории, определяется как длительность, последовательность (от прошлого через настоящее к будущему) и смена существования всех вещей, явлений, процессов по отношению друг к другу (раньше, одновременно, позже).  Три наиболее важных особенности времени состоят в том, что оно неотвратимо, необратимо и неповторимо.  Необратимость и неповторимость времени делают особенно важным его экономичное и разумное использование, то есть управление временем.  ОГЛАВЛЕНИЕ  Что значит — «управлять временем»?

 

Стратегия управления Вашим временем и самоменеджмент.  Как определить, на что Вы тратите время.

 

Как бороться с дефицитом времени: работа над ошибками.      ЧТО ЗНАЧИТ УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ?  Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь;  тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь.  Алан Лэйкен  Почему есть смысл задуматься об организации своего времени?  Самый простой ответ на вопрос «Зачем это нужно?», наверное, заключается в том, что Ваше время — это одна из важнейших необходимых составляющих Вашей жизни. Что значит «необходимых»? Скажем, без мармелада можно прожить, а без воды и воздуха — невозможно. Так вот время — как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь и не ценишь. А когда воздуха начинает не хватать — становится мучительно больно за то, что когда-то его бездумно тратил…

 

Что такое «управление временем»?  Управление временем (Time Management) — это система повышения личной эффективности путем рационального использования времени. Многие подумают: «Как это нудно — жить по системе, четкому расписанию».

 

Но ведь речь идет не только о повышении эффективности на работе; методика управления временем применима в любой сфере человеческой жизни.

 

Управление временем в действительности означает управление своей жизнью. У Вас всегда есть выбор — пустить все на самотек или взять управление в свои руки. Навык управления временем, возможно, станет для Вас инструментом для управления собой, окружением, условиями, обстоятельствами, деньгами.    Действительно ли временем можно управлять?

 

«Управление временем» — термин относительный. Время нельзя накопить, умножить или передать.

 

Оно проходит безвозвратно.

 

Время нельзя повернуть вспять, ускорить или замедлить его бег. Нам иногда кажется, что мы управляем самим временем, но это не так: время просто есть, как есть у нас те или иные задачи в жизни, и времени этого в сутках только 24 часа. Реально, чем мы можем управлять — это организация нашей собственной деятельности. Весь вопрос в том, чтобы научиться успевать сделать за короткий срок максимальное количество дел, успевать сделать так, чтобы за короткий промежуток времени ты успел все самое-самое важное для тебя в жизни, все, что продвигает тебя к твоим целям.

 

Мне кажется, что у нас в России практика управления временем не привьется. Представить себе не могу «нашего» человека, который живет по расписанию, да еще и записывает в таблицу, сколько времени потратил…  Попробуем взглянуть на ситуацию с другой стороны. Во сколько Вы оцениваете час своего времени? (в рублях, у.е., монгольских тугриках — неважно). Сколько процентов Вашего времени тратится, по Вашему мнению, эффективно, а сколько — так себе?

 

А сколько вообще впустую?

 

Эти вопросы — далеко не плод праздного любопытства. Попытайтесь выразить в денежных единицах ущерб от такой ситуации: землекоп дядя Ваня по некоторым причинам личного характера потерял один час рабочего времени.

 

Прикинули? Отлично. Движемся дальше: от часового простоя землекопа с лопатой перейдем к часовому простою экскаваторщика с экскаватором. Улавливаете разницу?

 

Согласитесь, по карману владельца фирмы потеря одного часа во второй ситуации ударила значительно сильнее, чем в первой.  А теперь попробуйте оценить стоимость потерянного часа Вашего времени (не будем пока уточнять, по чьему карману ударит эта потеря). Учтем образование, опыт работы — это капитал, накопленный в прошлом, и чем его больше, тем Ваш час дороже. Учтем и перспективы: сколько Вы еще можете сделать для себя, для семьи, для всех, кто вам дорог. Чем больше этих возможностей, тем обиднее за каждый час, потраченный впустую. Между тем, часов этих не так уж много. Причем, что самое печальное, в отличие от денежных потерь потери времени не возобновляемы. Нам кажется, что над этим стоит задуматься.    Все-таки, что конкретно мне даст знание методик управления временем?

 

На первый взгляд, знание методик управления временем не даст Вам осязаемых дополнительных ресурсов — в сутках не появится лишний час, в кошельке не прибавится денег, непонятно откуда не возьмутся люди, готовые с радостью выполнить за Вас работу. И само по себе знание останется бесполезной информацией, если не применять его активно в реальной жизни. Однако использование системы рационального планирования времени, войдя в привычку, будет работать на Вас. И в Ваших силах будет организовать и себя, и людей рядом с вами, будь то коллеги по работе, друзья или родственники.  Многие люди, применяющие систему управления временем в повседневной практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы — как за счёт «инвентаризации» рабочего времени, так и за счёт планирования самой работы. Нельзя однозначно сказать, что даст эта система именно Вам но, возможно, Вы получите следующие результаты:  * Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей.  * Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением.

 

* У Вас будет четкий и ясный план работы и не менее четкий график работы.  * Вы станете более организованным, сократится расход времени на пустяки и отвлекающие дела.  * Вы сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысится результативность принимаемых Вами решений.

 

* Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей.  * Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными.  * У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени.  * У Вас просто появится больше свободного времени для себя.    Лично я никогда не опаздываю, у меня хватает времени на большинство запланированных дел. Нужно ли мне тратить время на изучение тайм-менеджмента?  Если Вы уже умеете планировать свое время, то у Вас есть возможность упорядочить имеющиеся навыки, привести их в соответствие с системой, и открыть для себя новые интересные возможности самомотивации. Методика повышения личной эффективности путем оптимальной организации своего рабочего времени даст Вам возможность научиться находить время для важных дел, расставлять приоритеты, четко формулировать цели, ставить задачи, разрабатывать конкретные планы, как на сегодняшний день, так и на ближайшие месяцы и даже годы.    Сколько времени понадобится на овладение навыками тайм менеджмента?  Как правило, любая привычка вырабатывается в течение 21- 28 дней. Таким образом, первый месяц Вы просто привыкаете, доводите эту систему до автоматизма. Следующие 30 дней — это период, когда в системе начинают появляться разные подводные камни, которые раньше были незаметны: собственное поведение, привычки, лень — все, что может мешать планировать время. Главная задача на этом этапе — научиться определять эти помехи. На третьем месяце уже при помощи системы управления временем учишься бороться с проблемами, причем каждый раз с новыми. В этой системе можно найти очень много ответов, просто их нужно искать.

 

Мы предлагаем пользоваться ею очень творчески, все время добавлять что-то свое.    ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ  Ознакомьтесь с некоторыми афористическими высказываниями известных американских теоретиков и практиков тайм-менеджмента — Алана Лэйкена и Питера Друкера:  Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим».  «Удачливые руководители обладают разными чертами характера и качествами.

 

Но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций для досуга».  «Самое важное в вашей жизни — это, в конечном счете. Ваше время».  Эти высказывания в одном из американских руководств сопровождаются такими призывами:  Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!  Находите время для работы, это — условие успеха.  Находите время для размышлений, это — источник силы.  Находите время для игры, это — секрет молодости.

 

Находите время для чтения, это — основа знаний.  Находите время для дружбы, это — условие счастья.  Находите время для мечты, это — путь к звездам.

 

Находите время для любви, это — истинная радость жизни.  Находите время для веселья — это музыка души.      СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ И САМОМЕНЕДЖМЕНТ  Кто все принимает так, как придется,  тот не работает, а подчиняется работе.

 

Народная мудрость  Наука управления рабочим временем основана на двух «китах» — умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. А над этими «китами» главная цель — получение конкретных результатов работы. Результаты — это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени.  «Стратегия управления временем» — что это такое?  Основными элементами стратегии управления временем являются:  а) Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь. Он включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, тестирования, сопоставление, консультации, непосредственно предшествующие планированию.  б) Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.  в) Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи, условно говоря, разбиваются на две основные категории. Первая — это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с Вашей относительной личной свободой.

 

Разумеется, степень их сложности и срочности может быть разной.

 

Одно дело — написать две строчки распоряжения, и совсем другое — подготовить доклад или статью для журнала.

 

Вторая категория — это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Например, организация переезда офиса на другое место.

 

В любом случае, задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.  г) Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов.

 

Получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме — главная цель процесса управления временем.

 

Ибо, что бы мы не говорили, без достойных результатов вся наша работа превращается в ббессмысленный набор действий.

 

Что такое «самоменеджмент» и какова его роль в реализации стратегии управления временем?  Лотар Зайверт, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия), определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и уметь преодолевать внешние обстоятельства.  Применительно к стратегии управления временем, самоменеджмент может быть представлен как своего рода «круг правил» или набор методик, позволяющих оптимально и со смыслом использовать свое время.    Какие конкретные приемы и методики управления временем используются в практике самоменеджмента?  Перечень основных принципов управления временем приведен в нашем ПРАКТИКУМЕ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.

 

Наверняка, часть технических приемов и методов управления временем, которые используются в практике самоменеджмента, покажется Вам знакомой. Действительно, кто из нас не слышал о составлении распорядка дня, расстановке рабочих приоритетов, техниках делегирования полномочий и проведения совещаний? Новым для Вас будет понимание того, для решения каких конкретных задач используются те или иные приемы.

 

Ниже приведена систематизация рабочих приемов и методов самоменеджмента, используемых для достижения конкретных результатов. Вы можете ознакомиться с заинтересовавшими Вас техниками, обратившись к соответствующим разделам нашего модуля,    Техники самоменеджмента в управлении временем Функция, задача Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет…) 1. Постановка целей Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация 2. Планирование Стратегическое и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», система Франклина, «прямое» и «обратное» планирование, ведение «дневника времени» Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и планирование времени, сокращение сроков исполнения 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности продуктивность трудовых затрат 4.

 

Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий план Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни 6. Информация и коммуникаци  и Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше «бумажной войны»  Перечень методик впечатляет… Но с чего мне все-таки начать?  Действительно, прежде чем усовершенствовать что-то, надо посмотреть, а как обстоят дела сейчас, конкретно у меня, в эту минуту? Знание исходной ситуации — это точка отсчета, отталкиваясь от которой Вы начнете движение вперед. Начните с инвентаризации Вашего рабочего времени, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени. Подробнее об этом можно узнать в разделе «Как определить, на что Вы тратите время».    Существуют ли правила, позволяющие повысить эффективность самоменеджмента?

 

Да, такие правила существуют, и они достаточно просты. Мы постарались сформулировать их в виде практических рекомендаций:  * НЕ БРАТЬСЯ ЗА МНОЖЕСТВО ДЕЛ В ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ  * НА ТЕКУЩИЙ ДЕНЬ ПЛАНИРОВАТЬ 2 — 3 ПЕРВООЧЕРЕДНЫХ И 4 — 5 МЕНЕЕ ВАЖНЫХ ДЕЛ  * НАЧИНАТЬ ДЕНЬ С БОЛЕЕ СЛОЖНЫХ, ВАЖНЫХ И МЕНЕЕ ПРИЯТНЫХ, А ЗАКАНЧИВАТЬ — БОЛЕЕ ПРОСТЫМИ И ПРИЯТНЫМИ  * ЕЖЕДНЕВНО ОСТАВЛЯТЬ ВРЕМЕННОЙ ЗАПАС 20 — 30% ДЛЯ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ЗАРАНЕЕ ДЕЛ  * НЕ ДЕЛАТЬ ЗАДАНИЕ САМОМУ, ЕСЛИ ЕГО МОЖНО КОМУ-ЛИБО ПОРУЧИТЬ  * НЕ БРАТЬСЯ ЗА НОВОЕ ДЕЛО, НЕ ЗАВЕРШИВ РАНЕЕ НАЧАТОЕ  Какой общий вывод можно сделать из этих правил? Он достаточно прост: хорошая организация труда — залог успеха в борьбе за время. Необходимо подумать о том, как стать организованным и сохранить это качество навсегда.    ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ  Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться своим временем, необходимо знать три вещи:  * ЦЕЛИ (ЛИЧНЫЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ), КОТОРЫХ ВЫ ХОТИТЕ ДОСТИЧЬ  * КАК ВЫ СЕЙЧАС РАСХОДУЕТЕ СВОЕ ВРЕМЯ  * КАК НЕОБХОДИМО РАСХОДОВАТЬ ВРЕМЯ, ЧТОБЫ ДОСТИЧЬ ВАШИХ ЦЕЛЕЙ        КАК ОПРЕДЕЛИТЬ НА ЧТО ВЫ ТРАТИТЕ СВОЕ ВРЕМЯ  Наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела,  немалую — на безделье, и всю жизнь — не на те дела, что нужно.  Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время…  Луций Сенека  Интересно, куда все-таки уходит мое время?  Чтобы ответить на этот вопрос, давайте попробуем объективно оценить Вашу собственную работу с точки зрения трудозатрат. Для этого постарайтесь заполнить приведенный ниже тест. Это перечень вопросов, ответив на которые, Вы сумеете нащупать «слабые места» и «горячие точки» в Вашем рабочем расписании. Постарайтесь ответить на них предельно честно, и Вы получите практическую объективную оценку своей работы.

 

Индивидуальный тест «Проблемы в управлении Вашим временем».  Заполните таблицу. Предлагается три варианта ответов на каждый из вопросов: «да», «нет», «не знаю».  N Вопрос Да Нет Не  знаю 1 Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу 2 Я регулярно беру работу на дом 3 Я готовлю ежедневный перечень дел 4 На работе у меня практически не остается времени на себя 5 Мне часто приходится выполнять непредвиденную срочную работу 6 Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время 7 Я трачу много времени на совещания и встречи 8 Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта 9 Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения 10 Много времени у меня уходит на поездки 11 Я постоянно участвую в решении всех спорных вопросах в моем отделе (фирме) 12 Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель 13 Я самостоятельно разбираю свою почту 14 Мне часто бывает трудно довести до конца большое и сложное дело самостоятельно 15 Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию 16 Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать, что работа идет в правильном направлении 17 Я постоянно участвую во всякого рода совещаниях и собраниях 18 Я всегда пишу перечень заданий, которые нужно выполнить 19 Мне нравится обсуждать различные вопросы с коллегами по работе, хотя иногда на это уходит много времени 20 У меня есть должностная инструкция 21 Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок 22 Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности 23 Я трачу много времени на бумажную работу 24 У меня не остается времени на семью, отдых, друзей 25 У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном или большом деле 26 Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то 27 Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе 28 Меня постоянно отрывают от дел 29 Много времени я трачу на поиски нужной мне информации 30 Неприятные дела я всегда откладываю на потом 31 Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами 32 Нередко я просто забываю сделать то, что мне поручено 33 У меня бывает много посторонних посетителей во время работы 34 Я зарываюсь в мелочах, из-за этого у меня постоянные заторы в работе 35 У меня есть ощущение, что мои деловые совещания могли бы быть более эффективными 36 Я люблю работать допоздна 37 Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца 38 При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться 39 У меня есть специальный план обучения для себя и для своих подчиненных 40 Я постоянно встречаюсь с подчиненными, чтобы быть в курсе всех работ 41 После совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого 42 Я часто не обращаю внимания на очень важные детали 43 На выходные я часто беру работу домой 44 Многие дела занимают у меня больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно 45 Я часто не использую свой отпуск до конца 46 Мне нравится менять привычки и приобретать новые 47 Моим подчиненным приходится работать сверхурочно 48 Моя система работы с документами может быть улучшена 49 Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя 50 Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов 51 На моем рабочем месте постоянно звонит телефон 52 Мой секретарь всегда в курсе моих ежедневных планов 53 У меня есть четкий план работ на ближайшие полгода 54 Я поручаю подчиненным только те дела, на которые у меня не хватает времени 55 Я всегда контролирую результаты своей работы и работы своих подчиненных Обработка результатов теста.  Как видно из таблицы, в ней нет «правильных» или «неправильных» ответов. Одни утверждения демонстрируют эффективность каждодневной работы, другие — упущения, недочеты в ее организации. Ниже приводится разбивка вопросов по группам, заслуживающим наиболее пристального внимания с точки зрения управления временем.  У Вас есть общие проблемы со стратегическим планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 8, 14, 25, и отрицательно — на вопрос 53. Вопросы данной группы связаны с тем, планируете ли работу заранее, осуществляете поэтапное планирование, контролируете ли ход выполнения длительной работы.  У Вас есть проблемы с оперативным планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 22, 24, 32, 43 и отрицательно — на вопросы 3, 18, 38, 55. Вопросы данной группы связаны с тем, как именно Вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов, фиксируете ли все происходящие события, контролируете ли оперативное использование рабочего времени.  У Вас есть проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работы, если вы ответили «да» на вопросы 1, 37, 41, 44, 45 и «нет» на вопросы 12, 20, 39, 49. Все эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли Вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач, и какими средствами Вы этого достигаете. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам прояснить ситуацию с результатами Ваших усилий.

 

Проблемы с определением рабочих приоритетов имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 4, 9, 15, 34, 37, 42, 46, 50. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам выяснить, как именно используется Ваше рабочее время, не уходит ли оно целиком на «рутинные» дела, а также, есть ли разрывы между тем, что Вы хотели получить от работы и тем, что есть на самом деле.

 

Вы неправильно организовали свое взаимодействие с начальством и/или подчиненными, если утвердительно ответили на вопросы 5, 11, 16, 19, 26, 31, 40, 47, 54. Совместная работа — это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет.

 

Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда и «на себя оборотиться».  Проблемы с делегированием полномочий имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 2, 7, 11, 13, 26, 36, 40.

 

Может быть, Вы просто боитесь передавать дела другим людям и чувствуете себя в боль шей безопасности, когда занимаетесь мелочами. Вы должны понять, что ничего не поручая, невозможно добиться того, чтобы что-то делали другие.

 

Вы любите долго «раскачиваться» и стараетесь отложить дела «на потом», если Вы положительно ответили на вопросы 6, 8, 14, 25,27,30. Эти вопросы касаются Вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

 

У Вас много времени отнимают внешние «пожиратели»(т.е. сотрудники, телефонные звонки и посетители, которые мешают Вам эффективно работать), если Вы положительно ответили на вопросы 10, 28, 33, 35, 51.»Пожиратели» нарушают наши планы, ломают распорядок рабочего дня, снижают эффективность и производительность нашего труда. Данная группа вопросов поможет Вам определить, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на то, что не имеет непосредственного отношения к работе.

 

У Вас есть проблемы с организацией и проведением совещаний, если Вы утвердительно ответили на вопросы 7, 17. 35, 41 и отрицательно — на вопрос 49. Данная группа вопросов позволяет определить, насколько эффективно Вы планируете и ведете различные мероприятия и сколько времени на них тратите.  У Вас есть проблемы в работе с документами, если Вы утвердительно ответили на вопросы 21, 23, 29, 48. В любой работе не обойтись без документов. Данная группа вопросов призвана помочь Вам прояснить, как именно Вы работаете с ними: долго ищете нужную информацию, долго знакомитесь с документами, не даете им хода, превращая свой стол в склад для бумаг.  Итак, вопросы поставлены, ответы получены и проанализированы. Вы получили общую картину Вашего отношения к работе, включая и некоторые из Ваших наиболее ярко выраженных проблем и привычек.  Если Вы хотите провести еще более подробную самодиагностику Ваших временных проблем, обратитесь к другим тестам, приведенным в разделе «ПРАКТИКУМ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ».

 

КАК БОРОТЬСЯ С ДЕФИЦИТОМ ВРЕМЕНИ: РАБОТА НАД ОШИБКАМИ  Быть может, ты спросишь, как поступаю я, если смею тебя поучать?  Признаюсь чистосердечно: как расточитель, тщательный в подсчетах, я знаю,  сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю,  и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности.  Сенека    ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ  В предыдущем разделе мы с Вами определили «болевые точки» Ваших временных проблем. Возникает закономерный вопрос: как с ними бороться?

 

Советуем Вам внимательно ознакомиться с материалами соответствующих разделов модуля «Управление временем». Краткие рекомендации и ссылки на нужные Вам разделы мы представили в виде таблицы.  Проблема Возможные причины Рекомендации Какие разделы модуля «Управление временем» стоит подробно изучить Отсутствие перспективного (стратегического) планирования Неумение увидеть выгоду перспективного планирования.    Ориентация на текущие действия.    Отсутствие долгосрочных целей.    Страх перед будущим. Вы должны понять, что на стратегическое планирование понадобится время, но, в конце концов, оно экономит его.    Думайте о результатах, а не об активности самой по себе. Смотрите на будущее позитивно.    Сформулируйте долгосрочные цели и обсудите их с коллегами по работе. Не бойтесь масштабной работы. Глава 2 Отсутствие оперативного планирования. Отсутствие четких краткосрочных целей и задач.    Неопределенные должностные полномочия.    Слабый самоменеджмент.

 

Сформулируйте краткосрочные цели.    Обсудите со своими подчиненными круг должностных обязанностей. Готовьте ежедневный план дел. Глава 2,    Глава 5 Проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работ. Неумение сконцентрироваться на конкретных работах.    Слабое представление о масштабах и сложности работ.    Неумение соотнести объем работы с трудозатратами.

 

Постарайтесь определить, каких результатов Вы хотите достичь в итоге выполнения конкретной работы.    Сколько времени Вам понадобится для достижения каждого конкретного результата?

 

Кто еще будет выполнять эту работу? Как Вы ее можете разделить?    Составьте план-график выполнения работ с указанием сроков и ответственных исполнителей.    Контролируйте ход работ. Глава 2 Отсутствие рабочих приоритетов (порядка выполнения дел в зависимости от их важности и срочности). Широкие интересы.

 

Путаница в порядке выполнения дел в зависимости от важности.    Неумение устанавливать порядок дел в зависимости от их срочности. Различайте срочное и важное. Выберите время для ежедневного планирования. Это оплатится вам сторицей.    Говорите «нет». Делайте первоочередные дела в первую очередь.

 

Развивайте свою собственную философию времени. Соотносите выполнение дел в зависимости от их важности с теми событиями, которые происходят. Глава 3 Перегрузка из-за отсутствия делегирования полномочий.

 

Желание сделать все самому.    Опасение, что подчиненные не смогут с ними справиться.

 

Неуверенность в компетентности подчиненных. Больше дел поручайте другим.

 

Обучите подчиненных.

 

Разрешайте им ошибаться. В случаях необходимости поменяйте их. Передавайте дела полностью.  Сбалансируйте объем работ. Увеличьте штаты, перераспределите порядок выполнения дел в зависимости от их важности. Глава 3 Управление в условиях кризиса, спешка. Неправильная организация взаимодействия с руководством и подчиненными.

 

Нереалистичная оценка времени.

 

 

(Visited 1 times, 1 visits today)
Do NOT follow this link or you will be banned from the site! Пролистать наверх