ЖУРАВЛEНКО Н И ДОКУМEНТАЦИОННОE ОБEСПEЧEНИE УПРАВЛEНИЯ УЧEБНО-СПРАВОЧНОE ПОСОБИE УФА 2001 221 С 15

     — черновики основного документа и приложении, редакции и  варианты документа, рабочие записи;  — документ, послуживший основанием для составления данного  документа.   О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.   Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной информации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы конфиденциальной документации».   Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста.   Изданным конфиденциальным распорядительным документам присваивается не только общий валовый учетный номер, но и порядковый номер в данной группе документов.   На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следующие конфиденциальные документы:  — не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные  документы, документы большого формата, чертежно-  графические, научно-технические документы, в том числе  являющиеся приложениями к основным документам,  фотографии, рисунки;  — технические носители информации, например дискеты, видео- и  аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;  — бумажные носители информации, предназначенные для состав  ления черновиков, оригиналов и подлинников особо ценных  документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги,  тетради (блокноты) с отрывными листами и т.п.;  — журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета  выдачи дел и документов, законченные производством дела.   На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.   Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают но-    ГЛАВА IV. Организация работы с документами    § 3. Защита конфиденциальных документов        мера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. №   , дата». Одновременно может формироваться электронный  справочный массив по документам.   Учет конфиденциальных документов позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним справочно-информационную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов. Целью проверки является установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательному соблюдению правил работы с документами и заботе об их физической сохранности. Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов и составным частям каждого экземпляра.   Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, выявлении фактов угрозы информации, после завершения экстремальной ситуации (пожар, землетрясение и др.) и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.   Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт. Ежедневные проверки наличия документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами.   Организация работы персонала с конфиденциальными документами. При выходе документов за пределы службы конфиденциальной информации их безопасность резко снижается за счет санкционированного ознакомления с ними значительного числа сотрудников фирмы.   Особенно велика угроза электронным документам в результате потенциальной доступности информации большому количеству сотрудников и трудности определения самого факта утечки    информации. В связи с этим правильная организация работы персонала с конфиденциальными документами представляется крайне важной.   Сотрудники фирмы, допущенные к работе с конфиденциальными документами, обязаны:  — знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к  которым они имеют доступ в силу своих должностных обязаннос  тей;  — предъявлять работнику службы конфиденциальной документации  числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комп  лектности;  — вести учет находящихся у них конфиденциальных документов;  — ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие до  кументов, сдавать их на хранение в службу конфиденциальной  информации;  — немедленно сообщать непосредственному руководителю и в  службу конфиденциальной информации об утрате или недостаче  документов, обнаружении лишних или неучтенных документов и  отдельных листов;  — сдавать по описи в службу конфиденциальной информации все  числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск,  отъезде в командировку.   Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться в карточках учета документов. Прием и выдача документов осуществляется под роспись, что необходимо для возложения персональной ответственности за документ на конкретных сотрудников.   Сотрудник службы конфиденциальной документации, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:  — предотвратить выдачу документа лицу, не имеющему права  доступа к нему;  — зафиксировать факт передачи документа исполнителю;  — обеспечить физическую сохранность документа, приложений,  листов и других частей документа;  — ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая  ему адресована;  — предотвратить возможность ознакомления постороннего лица с  конфиденциальными сведениями при выдаче документа  исполнителю и возврате им документа;  — обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей.  шщ    ГЛАВА IV. Организация работы с документами    § 3. Защита конфиденциальных документов         Печатание конфиденциальных документов на бумажном носителе производится сотрудником службы конфиденциальной документации на пишущей машине или с помощью ПЭВМ. Изготавливать документы может и сам исполнитель на своем рабочем месте при условии обеспечения сохранности тайны фирмы.   На последнем листе каждого экземпляра проставляется количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местонахождение, фамилия и номер телефона исполнителя, фамилия машинистки и дата. При печатании документов запрещается использовать новую красящую ленту и копировальную бумагу, подкладывать под печатаемые документы дополнительные листы бумаги (в противном случае должны предприниматься меры по их сохранению или уничтожению). Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тонировать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.   Размножение конфиденциальных документов и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя подразделения, в котором были разработаны эти документы. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе конфиденциальной документации за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из конфиденциальных документов делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.   Работа с электронными конфиденциальными документами сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.   Закончив работу с конфиденциальной информацией на ПЭВМ сотрудник обязан:  — перенести конфиденциальную информацию на дискету или дру  гой съемный носитель информации;  — стереть конфиденциальную информацию с винчестера ПЭВМ и  записать на ее место шумовую информацию для предотвращения  считывания остаточных сигналов;  — сдать съемный носитель информации в службу конфиденциаль  ной документации.    По окончании рабочего дня исполнитель должен блокировать ПЭВМ персональным ключом, отключить электропитание в помещении, запереть, опечатать и сдать его под охрану.   Все конфиденциальные документы, бумажные, магнитные и другие носители информации, полученные сотрудником на срок более одного дня, вносятся службой конфиденциальной документации в опись (перечень) документов, находящихся у исполнителя. Электронный экземпляр описи находится в службе документации, а его распечатка на бумажном носителе передается исполнителю. Документы, полученные на время рабочего дня, в опись не вносятся. За полученный документ исполнитель расписывается в карточке учета. При возврате документа сотрудник службы документации расписывется и в карточке, и в описи.   Персоналу, работающему с конфиденциальными документами, запрещается:  — использовать конфиденциальные сведения в публикациях,  открытых документах, докладах и переписке, рекламных  материалах, выставочных проспектах и информационных  сообщениях;  — передавать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно  или письменно конфиденциальную информацию, документы,  если это не связано со служебной необходимостью и не  санкционировано непосредственным руководителем;  — вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по  незащищенным линиям связи, в неприспособленных  помещениях, в присутствии посторонних лиц;  — снимать копии с конфиденциальных документов и делать изних  выписки без письменного разрешения непосредственного руково  дителя;  — знакомиться с документами, делами и базами данных других  сотрудников, работать за их компьютером;  — вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-,  видеоаппаратами, компьютерами, магнитофонами,  переговорными устройствами, дискетами и другими носителями  информации, копировальными аппаратами;  — переписывать сведения из документов в личные записные  книжки, дневники, календари, карточки учета работы;  — выносить конфиденциальные документы из здания фирмы без  разрешения первого руководителя, работать с конфиденциаль  ными документами в не предназначенных для этого помещениях;  —  ГЛАВА IV. Организация работы с документами    § 3. Защита конфиденциальных документов        — оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе без  контроля, хранить их вместе с открытыми документами и  материалами, оставлять без присмотра ПЭВМ с загруженной  конфиденциальной информацией;  — разглашать сведения о характере автоматизированной обработки  конфиденциальной информации на ПЭВМ и о личных  идентифицирующих паролях;  — разглашать сведения о составе находящихся у него конфи  денциальных документов и материалов, системе их защиты и  месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения  безопасности фирмы.   По окончании рабочего дня руководители и исполнители должны проверить наличие конфиденциальных документов (в том числе на магнитных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу конфиденциальной документации. Оставлять конфиденциальные документы в своем рабочем кабинете запрещается. Сдается, как правило, каждый документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких конфиденциальных документов, необходимых ему для ежедневной работы, они могут помещаться в специальный кейс, который запирается, опечатывается личной печатью этого сотрудника и сдается в службу конфиденциальной документации.   Учет и хранение дел с конфиденциальными документами. Основной формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Помимо этого номенклатура входит составной частью в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функционирование разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальным документам.   Она составляется с таким расчетом, чтобы каждый исполнитель работал только с теми документами, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.   Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел для открытых документов. По форме она не отличается от номенклатуры для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за    формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на архивное хранение.   Дела формируются централизовано в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.   Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.   В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.   При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.   При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.   На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной бумагодробильной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.  ШШ    Вопросы к семинарским занятиям    Задания для выполнения курсовых работ        ВОПРОСЫ К СЕМИНАРСКОМУ ЗАНЯТИЮ  1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации  документов.  2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто  устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого мо  мента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением  документов? Каков порядок продления срока исполнения  документа?  3. Как составляются номенклатуры дел?  4. Какие требования следует соблюдать при формировании дел?  Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у  исполнителя? Как располагают документы внутри дел?  5. Какие требования предъявляются к защищенному документоо  бороту? Как составляют, печатают, регистрируют, отправляют и  получают конфиденциальные документы?  ЗАДАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КУРСОВЫХ РАБОТ  1. Составьте приказ по предприятию «Файл» об итогах ревизии по  проверке финансового учета. В констатирующей части укажите,  что ревизией обнаружены факты грубого нарушения  финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по  командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.  2. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1999г. в АО  «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требова  тельность руководителей подразделений к качеству подготовки  документов и контроля за их исполнением. В распорядительной  части обратите внимание руководителей на повышение  требовательности к работникам в части работы с документами.  Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство на  разработку мер по улучшению этой работы.  3. Напишите проект приказа директора Завода точного маши  ностроения о премировании работников планово-  экономического отдела за досрочную разработку  техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального  поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.  Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.  4. Составьте полный протокол общего собрания рабочих АО  «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании    производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.  5. Составьте краткий протокол производственного совещания  работников планово-экономического отдела завода  медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной  разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения  производственное совещание приняло решение разработать  техпромфинплан на три дня раньше установленного срока.  Остальные данные укажите самостоятельно.  6. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об  итогах работы по централизации расчетов с рабочими и слу  жащими в вычислительным центром завода. Централизация  расчетов дала возможность перевести на другую работу пять  бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и  служащими, усилить контроль за расходованием фондов  заработной. В заключение необходимо поставить вопрос о  премировании работы бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих  переход на централизованный расчет заработной платы по  заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.  7. Составьте, докладную записку секретаря-референта руково  дителя предприятия об утере работником Степановым Г.И. пись  ма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.  8. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю  предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже  оборудования на 3 участке по причине слабого контроля со  стороны главного механика.  9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного  представления информации о выполнении приказа директора.  Остальные реквизиты укажите самостоятельно.  10. Составьте докладную записку начальника планово-экономи  ческого отдела руководителю предприятия об обеспечении  отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите  самостоятельно.  11. Составьте информационное письмо о продаже частным и го  сударственным предприятиям персональных компьютеров по  5.  Задания для выполнения курсовых работ    Задания для выполнения курсовых работ        договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.  12. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан»  Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок  машин и оборудования.  13. Составьте письмо-приглашение организационного комитета  «Экспоцентр»с предложением посетить международную  специализированную выставку «Экономия материальных и  топливно-энергетических ресурсов в строительстве и  промышленности». Выставка проходит в павильоне  выставочного комплекса на Красной Пресне.  14. Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Прог-  ресс»об оказании технической помощи в разработке рабочих  чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести  эту работу непосредственно на площадке.  15. Составьте договорное письмо о подписании договора това  рищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку  строительных материалов.  16. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» АО  «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление блан  ков учета и отчетности.  17. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу  строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-  сметную документацию на строительство жилого дома в пос.  Коченево.  18. Составьте совместное письмо-ответ областного управления  здравоохранения и управления финансов и налоговой политики  администрации Новосибирского района о выделении  дополнительных ассигнований из областного бюджета на  оказание медицинской помощи жителям района.  19. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебоп-  родукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о  выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в  1997-1999 гг. зерно.  20. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобе  тонных конструкций администрации области о выделении  лимита на стеклоплитку «Ириска»в количестве 50 тыс. кв. м для  отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод  начинает выпускать с 1999 г. для треста «Запсибтрансстрой».      21. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птице-  водческой станции в областную администрацию о выделении  средств из областного бюджета в сумме 150 тыс руб. до начала  реализации молодняка птицы населению.  22. Составьте письмо-отказ производственного управления  пассажирских перевозок Новосибирскому производственному  кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными  частями парка автобусов. Укажите причину отказа.  23. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического  центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической  деятельности администрации области с просьбой выделить  лицензию на вывоз в 1999 г. леса в Литву в количестве 5000 куб.м,  так как одним из условий поставки мебели для туристического  комплекса в зоне отдыха является встречная поставка леса.  24. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внеш  неэкономических связей Российской Федерации о направлениях  своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт  в 1999 г.  25. Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества  «Носибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей

Пролистать наверх